Automed Communication finns under fliken “Communications” i projektmenyn. Det finns två ytterligare flikar under fliken Communcations: 'Scheduled Tasks' och “Communicaton History”. I den här artikeln fokuserar vi på 'Scheduled Tasks', där du kan skapa automatiska meddelanden.
Den automatiserade kommunikationsfunktionen kan användas för att skicka automatiska e-postmeddelanden till dina deltagare, instruktörer eller specifika e-postmottagare. Så om du vill automatisera e-posthanteringen – är den här funktionen för dig!
Tips: När du skapar en automatiserad kommunikation kan det vara bra att tänka på vad du vill uppnå med den specifika trigger som du ställer in. Vill du att deltagarna ska få en påminnelse om de inte har avslutat en kurs efter 7 dagar, eller vill du att en instruktör ska få ett e-postmeddelande när de har avslutat kursen?
Att använda Automated Communication
Det här är stegen som krävs för att schemalägga ett automatiskt meddelande:
Klicka på 'Add message' och ge meddelandet ett namn. Var så tydlig som möjligt när du väljer ett namn, eftersom detta namn endast kommer att vara synligt för administratörer. I det här exemplet väljer vi namnet 'Message sent to everyone who hasn't logged in 7 days after invitation'.
Ställ in triggers. Du kan välja att lägga till trigger under 'Matching ALL of these rules' eller 'Matching ANY of these rules'. Vad du väljer beror på dina behov. I det här exemplet kommer vi att välja 'Matching ALL of these rules' eftersom vi vill att deltagaren ska uppfylla alla regler för att få meddelandet.Här är Triggerserna du kan välja mellan:
Activity
Status
Success
Module
Status
Participant
First seen
Last seen
Last email
Activated
Access expired
Status
Source
Waitlist
Number of logins
Event
Start date
End date
Event type
Calendar invitation response
Date
Date and time
I det här exemplet väljer vi följande två triggers:
Participant → Activated → Exactly → 7 days ago
Participant → Number of logins → Exactly → 0
Välj din "Channel" (det är här du väljer på vilket sätt meddelandet ska skickas till mottagaren/mottagarna). I det här exemplet väljer vi 'E-post'.
Välj din "Audience" (det är här du bestämmer till vem meddelandet ska skickas till). I det här exemplet väljer vi “Participants”.
Skriv ditt meddelande (du kan välja om du vill använda en e-postmall eller om du vill skriva ett anpassat meddelande). Läs mer här om var du kan skapa din egen “email template”. I det här exemplet skapar vi ett anpassat meddelande.
Ställ in ett startdatum och ett slutdatum (det är automatiskt inställt till 20 år framåt).
Spara inställningarna för detta automatiska meddelande genom att klicka på knappen 'Save and Close'.
Om du vill att meddelandet ska vara aktivt direkt, klicka på “Activate”.
Allt klart!
Variabler för e-postmeddelanden till Project Team Members
Den här artikeln beskriver variablerna som är tillgängliga för användning i e-postmeddelanden som skickas till Project team members eller instruktörer med den automatiserade kommunikationsfunktionen. Notera att variablerna endast går att använda på engelska.
Den allmänna formen för att använda en variabel är att placera variabelnamnet i formen ${name}. Så om en variabel heter “exempel” skulle den användas i en mall skriven på följande sätt: ${exempel}. “Email templates” stödjer standardvärden. Ett standardvärde kan användas när en variabel inte är definierad. Använd ":-" efter variabeln för att ange ett standardvärde. Givet ${name:-Happy User}, kommer texten “Happy User” att vara utmatningen om variabelnamnet inte anges.
Alla variabler som börjar med “Participant” är variabler som ger värden relaterade till den person som regeln matchades för, inte mottagaren (som är Project team members eller instruktörerna). Om en automated communication är inställd för att skicka ett meddelande till Project teamet när en deltagare har slutfört en specifik aktivitet, refererar ${participantName} till deltagaren.Följande variabler finns tillgängliga (skrivet på engelska):
Namn | Beskrivning | Exempel |
|---|---|---|
${projectName} | Titeln som visas för deltagarna. | Introduktionsprogram |
${projectDescription} | Projektbeskrivningen från kursdesignen | Välkommen till din lärandeupplevelse. Detta program kommer att hjälpa dig att fokusera energi på meningsfulla åtgärder, assistera i lösningar på långvariga problem och förbättra övergripande prestanda. Uppgifterna på denna sida kommer att hjälpa dig att dra nytta av det personliga inlärningstillfället och öka din förmåga att uppnå dina mål och ambitioner. |
${projectAdministrativeName} | Administrativt projektnamn. Detta är namnet som syns i klientportalen. | Introduktionsprogram för säljare Q1 2019. |
${locale} | Användarens föredragna språk och region. | en_US |
${usersite} | En URL till den generiska inloggningssidan där en användare kan logga in. Sidan kommer att innehålla en inloggningsformulär. | |
${orgname} | Klientens namn. | Acme Inc. |
${name} | Mottagarens fullständiga namn (förnamn och efternamn). | Irene Instructor |
${firstName} | Mottagarens förnamn. | Irene |
${lastName} | Mottagarens efternamn. | Instructor |
${userid} | Numerisk användar-ID. Kan användas för att referera till en specifik användare. | 132819 |
${email} | Mottagarens primära e-postadress. | |
${participantName} | Deltagarens fullständiga namn (förnamn och efternamn). | Jane Doe |
${participantFirstName} | Deltagarens förnamn. | Jane |
${participantLastName} | Deltagarens efternamn. | Doe |
${participantUserid} | Numeriskt användar-ID för deltagaren. Kan användas för att referera till en specifik deltagare. | 132819 |
${participantEmail} | Deltagarens primära e-postadress. | |
${date.short} ${date.medium} ${date.long} ${date.full} | Aktuellt datum i olika datumformat. Formatet tas från projektet. | 1/1/22 2022-01-01 Tuesday, January 1, 2022 |
${datetime.short} ${datetime.medium} ${datetime.long} ${datetime.full} | Aktuellt datum och tid i olika datumformat. Formatet tas från projektet. | 1/1/22 3:00 PM 2022-01-01 15:00 3 o'clock Tuesday, January 1, 2022 |
Variabler för e-post som skickas till deltagare
Den här artikeln beskriver de variabler som är tillgängliga för användning i e-postmeddelanden som skickas till “Participants”. Notera att variablerna endast går att använda på engelska.
Den allmänna formen för att använda en variabel är att använda variabelnamnet i formen ${name}. Så om en variabel heter “exempel” skulle den användas i en mall skriven på följande sätt: ${exempel}. Email Templates stödjer standardvärden. Ett standardvärde kan användas när en variabel inte är definierad. Använd ":-" efter variabeln för att ange ett standardvärde. Givet ${namn:-Happy User} kommer texten 'Happy User' att vara utmatningen om variabelnamnet inte anges.
Ett “Participant mail” skickas när en användare aktiveras eller en påminnelse skickas via Automated Communication. Det innehåller vanligtvis information om användaren, kursen och var användaren ska gå för att komma åt plattformen.
Namn | Beskrivning | Exempel |
|---|---|---|
${projectName} | Titeln som visas för deltagarna | Introduktionsprogram |
${projectAdministrativeName} | Projekttiteln | Induction Program 2020 |
${projectDescription} | Projektbeskrivningen från kursdesignen | Välkommen till din lärandeupplevelse. Detta program kommer att hjälpa dig att fokusera energi på meningsfulla åtgärder, assistera i lösningar på långvariga problem och förbättra övergripande prestanda. Uppgifterna på denna sida kommer att hjälpa dig att dra nytta av det personliga inlärningstillfället och öka din förmåga att uppnå dina mål och ambitioner. |
${locale} | Användarens föredragna språk och region. | en_US |
${usersite} | En URL till den generiska inloggningssidan där en användare kan logga in. Sidan kommer att innehålla en inloggningsformulär. | |
${orgname} | Klientens namn | Acme Inc. |
${linkid} | Den deltagarspecifika delen av en deltagarlänk för inloggning |
|
${name} | Användarens fullständiga namn (både förnamn och efternamn) | Jane Doe |
${firstName} | Användarens förnamn | Jane |
${givenName} | Användarens förnamn. Använd gärna firstName istället | Jane |
${lastName} | Användarens efternamn | Doe |
${surname} | Användarens efternamn. Använd lastName istället | Doe |
${userid} | Numeriskt användar-ID. Kan användas för att referera till en specifik användare. | 132819 |
${partid} | Deltagar-ID. Kan användas för att referera till en specifik användares deltagar-ID. | 10921679 |
${email} | Användarens primära e-postadress | |
${loginlink} | En “raw url link” till en deltagarlänk för inloggning. I de flesta scenarier är accesslink ett bättre val. | |
${accesslink} | En länk med tillhörande HTML-kod för att göra den klickbar | <a href="http://yourdomain.learnifier.com/l/fdslfjdskfsjdl">http:// |
Några exempel på bra meddelanden:
Uppmuntrande meddelande skickat till deltagare som har slutfört en aktivitet
Aktivitet → är slutförd
Målgrupp: deltagare
Påminnelse till deltagare som inte har loggat in sju dagar efter att ha fått en inbjudan (fungerar endast för deltagare som aldrig har loggat in tidigare). Välj “Status” = “Ej påbörjad” för att meddela användare som har loggat in tidigare.
Deltagare → Aktiverad → är 7 dagar sedan
Antal inloggningar → är 0
Målgrupp: deltagare
Meddelande till teamchefen när en teammedlem har slutfört ett quiz
Aktivitet → Quiz → är slutförd
Målgrupp: teamledare
Meddelande skickat till deltagaren när ett evenemang är 2 dagar bort och deltagaren har svarat “Accepterat”
Event → Startdatum → är 2 dagar bort
Event → Kalenderinbjudan svar → är accepterad
Målgrupp: deltagare
Meddelande skickat till teamchefen när en medlem har aktiverats via automatisering
Deltagare → Källa → är Automation
Deltagare → Status → är Aktiverad
Målgrupp: teamledare
Svenska
Norsk (Bokmål)